Aktualisiert am 1. Februar 2023 von Ömer Bekar
Wann sollten Bewirtungskosten denn möglichst genau abgerechnet werden? Nun, in der Regel werden Freiberufler und Geschäftsleute aus den verschiedensten Bereichen sein. Denn Geschäftsessen sind im hektischen Arbeitsalltag von Selbstständigen ein fester Bestandteil. Aber auch ein Dinner für einen neuen Kunden, oder den Kaffee bei einem Verkaufsgespräch kann man durchaus als Bewirtungskosten veranschlagen. Insgesamt wird das Formular für Bewirtungskosten sicher in zwei Versionen möglich sein. Zum einen kann man in einem Formular, die regelmäßigen Einkäufe eintragen, die man für die „Kaffeeküche“ im eigenen Büro macht. Dazu gehört dann ggf. noch ein Blatt auf dem man notiert, wann man welchen „Gast“ bewirtet hat. Einfach nur dafür, um im Notfall beim Finanzamt angeben zu können, warum denn in einem 2 Mann Büro, Kaffee für 20 verbraucht wird. Natürlich müssen auch die entsprechenden Einkaufsbelege gesammelt werden.
Das andere Formular, werden sicher vor allem die Freiberufler brauchen, die Ihre Gäste auch außerhalb des Büros empfangen oder oft unterwegs sind und sich eben in Cafés und Restaurants mit ihren Kunden treffen. Hier sollte die Struktur eher einem Kalender ähneln. Hier werden die Termine notiert, die man mit den Kunden hat. Der Name des Kunden und der Gastwirtschaft, sollten in einzelnen spalten notiert werden. Erst in der letzten Spalte wird dann notiert, was man bei jedem Termin ausgegeben hat. Für die Belege, die man in den Gaststätten erhält, eignen sich für den Anfang immer die Klarsichtfolien ganz gut.
Mit dem „Termindatum“ auf der Rückseite notiert, kann man es hinterher auch der Buchhaltung etwas einfacher machen, die Belege für die Bewirtungskosten für die Steuererklärung zu sortieren. Sortiert man die Buchhaltung selbst vor, so spart man in der Regel auch viele Kosten beim Steuerberater. Insgesamt, hat man aber mit diesen Formularen eine bessere Ordnung in seinen Abrechnungen, die in jedem Betrieb so anfallen können.