Vertragskündigung Vorlage: Tipps & Mustervorlagen

Infos zu Vertragskündigung Vorlage
Nutzen Sie für die Vertragskündigung unsere Vorlage!

Soll ein Vertrag nicht fortgesetzt werden, kann eine Kündigung die Vertragsbeziehung beenden. Die Möglichkeit, eine Kündigung auszusprechen, besteht bei fast allen Verträgen. Doch genauso gibt es einige Anforderungen, die für eine Kündigung gelten. Und nur wenn diese Anforderungen erfüllt sind, kann die Kündigung auch wirksam werden. Wir erklären, was Sie rund um Kündigungen wissen und beachten sollten – und stellen Ihnen für Ihre Vertragskündigung eine Vorlage zur Verfügung.

 

Wohnung, Job, Girokonto, Strom, Versicherungen, Telefon und Internet, Abos oder Fitnessstudio: So ziemlich jeder hat die verschiedensten Verträge abgeschlossen. Und eigentlich gilt der Grundsatz, dass Verträge erfüllt werden müssen.

Doch das heißt nicht, dass ein Vertrag für alle Zeit fortbesteht. Vielmehr sehen die meisten Verträge die Möglichkeit einer Kündigung vor. Wird eine Kündigung ausgesprochen, endet die Vertragsbeziehung – und der Vertrag hat sich erledigt.

Ganz so einfach ist es dann aber leider doch wieder nicht. Denn für eine wirksame Vertragskündigung müssen ein paar Punkte erfüllt sein. Die Kündigungsfrist und die formalen Vorgaben spielen zum Beispiel eine Rolle. Wir zeigen, worauf Sie achten müssen! Und damit wirklich nichts schief geht, haben wir als Formulierungshilfe für jede Form der Vertragskündigung eine Vorlage vorbereitet.

Die Voraussetzungen für eine wirksame Kündigung

Im allgemeinen Sprachgebrauch meint eine Kündigung, dass ein Vertragsverhältnis beendet wird. Das heißt: Eine Person hat irgendwann einen Vertrag geschlossen. Diesen Vertrag will sie jetzt nicht mehr fortführen. Also schreibt sie eine Kündigung. Damit steigt sie aus dem Vertragsverhältnis aus und die Sache ist vom Tisch.

Aus juristischer Sicht ist das Ganze etwas komplexer. Juristen sprechen an dieser Stelle von der Beendigung eines Dauerschuldverhältnisses. Diese Beendigung erfolgt einseitig, denn sie wird nur von einem Vertragspartner ausgesprochen. Und das geschieht durch eine Kündigungserklärung.

Nun kommen bei einer Kündigung aber zwei Grundsätze zusammen. Der eine Grundsatz besagt, dass Verträge eingehalten und erfüllt werden müssen. Das andere Prinzip ist die Vertragsfreiheit. Sie sorgt dafür, dass die Vertragspartner verschiedene Vereinbarungen treffen können. Dazu gehört auch, dass ein geschlossener Vertrag wieder aufgelöst werden kann. Somit ist die Grundlage für eine Vertragskündigung vorhanden.

Allerdings ist beiden Vertragspartnern daran gelegen, dass sie sich auf die bestehenden Vertragsbeziehungen verlassen können. Aus diesem Grund müssen immer die Interessen beider Seiten angemessen berücksichtigt und gegeneinander abgewogen werden. Und deshalb kann ein Vertrag nur dann überhaupt wirksam gekündigt werden, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

Es handelt sich um ein Dauerschuldverhältnis.

Eine Kündigung ist grundsätzlich nur bei einem dauerhaften Schuldverhältnis möglich. Ein Dauerschuldverhältnis besteht, wenn der Vertrag auf Dauer einen Austausch von Leistungen vorsieht.

Der Mietvertrag, der Arbeitsvertrag, der Stromvertrag oder Versicherungsverträge sind Beispiele für typische Dauerschuldverhältnisse. Sie alle sind nämlich so angelegt, dass der eine Vertragspartner dauerhaft bestimmte Leistungen erbringt und der andere Vertragspartner entsprechende Gegenleistungen. Beim Mietvertrag zum Beispiel stellt der Vermieter dem Mieter eine Wohnung zur Verfügung. Im Gegenzug bezahlt der Mieter die Miete.

Im Gegensatz dazu ist zum Beispiel ein Kaufvertrag kein dauerhaftes Schuldverhältnis. Denn er sieht keine Leistungen vor, die auf Dauer angelegt sind. Stattdessen umfasst er jeweils nur eine einmalige Leistung und Gegenleistung. Sind diese Leistungen erbracht, ist der Vertrag erfüllt. Das Vertragsverhältnis endet damit automatisch.

Die Willenserklärung ist eindeutig.

Die Kündigung muss klar und unmissverständlich ausdrücken, dass die Vertragsbeziehung auf Dauer beendet werden soll. Der Vertragspartner, der die Kündigung bekommt, muss also eindeutig erkennen können, dass es sich bei dem Schreiben um eine Kündigung handelt.

Ob das Wort Kündigung in dem Schreiben vorkommt oder ob nicht, spielt keine Rolle. Es genügt, wenn offensichtlich ist, dass das Schreiben eine Kündigung bezweckt. Damit es nicht zu Missverständnissen kommt, ist es aber natürlich sinnvoll, eine Kündigung auch so zu benennen.

Eine Kündigungserklärung beendet den Vertrag unwiderruflich. Es ist nicht möglich, sie zurückzunehmen. Haben Sie gekündigt und überlegen es sich dann doch noch einmal anders, geht das bisherige Vertragsverhältnis nicht weiter. Stattdessen entsteht aus rechtlicher Sicht ein neues Vertragsverhältnis. Und dieses kann die bisherigen Bedingungen beibehalten, aber auch veränderte oder ganz neue Konditionen vorsehen.

Die Willenserklärung ist einseitig.

Eine Kündigung ist immer eine einseitige Willenserklärung. Einseitig bedeutet, dass ein Vertragspartner durch die Kündigung erklärt, dass er das Vertragsverhältnis auflösen will. Ob der andere Vertragspartner damit einverstanden ist oder nicht, spielt keine Rolle. Die Kündigung wird auch dann wirksam, wenn er das Vertragsverhältnis gerne beibehalten hätte.

Sind sich beide Vertragspartner einig, dass sie die Vertragsbeziehung beenden wollen, und treffen sie eine entsprechende Vereinbarung, ist das keine Kündigung. Denn der Vertrag wurde dann nicht gekündigt. Vielmehr wurde er in gegenseitigem Einvernehmen aufgelöst.

Die Kündigung enthält keine Bedingungen.

Eine Kündigung darf keine Wenn-dann-Erklärung sein. Es ist also nicht möglich, die Kündigung an Bedingungen zu knüpfen. Vielmehr muss für den Gekündigten eindeutig klar werden, ob der Vertrag gekündigt wird oder nicht. Juristen nennen das Ganze Bedingungsfeindlichkeit.

Allerdings gibt es eine Ausnahme. Sie greift bei Bedingungen, die mit rechtlichen Bewertungen zusammenhängen. Ein klassisches Beispiel dafür ist ein Kündigungsschreiben, das sowohl eine außerordentliche als auch eine ordentliche Kündigung enthält. Die Bedingung hier ist, dass der Vertrag ordentlich gekündigt wird, falls eine außerordentliche Kündigung nicht wirksam sein sollte. Obwohl die Kündigung an eine Bedingung geknüpft ist, ist eindeutig, dass der Vertrag beendet werden soll. Deshalb ist diese Einschränkung zulässig.

Der Gekündigte muss die Kündigung bekommen.

Eine Kündigung unterliegt der sogenannten Empfangsbedürftigkeit. Das heißt nichts anderes, als dass der Gekündigte die Kündigung erhalten muss. Sonst kann sie nicht wirksam werden. Ist aber eigentlich ganz logisch. Bekommt ein Vertragspartner keine Kündigung, kann er schließlich nicht wissen, dass das Vertragsverhältnis aufgelöst werden soll.

Es reicht aber aus, dass die Kündigungserklärung in den Machtbereich des Gekündigten gelangt. Dieser juristische Ausdruck meint folgendes: Sie schreiben eine Kündigung. Diese Kündigung landet im Briefkasten Ihres Vertragspartners. Damit ist sie in seinen Machtbereich gelangt – und gilt als zugegangen.

Ob derjenige, der kündigt, das Kündigungsschreiben persönlich übergibt, selbst in den Briefkasten einwirft oder die Zustellung einem Boten überlässt, ist egal. Nur muss im Zweifel der Kündigende nachweisen, dass sein Vertragspartner die Kündigung bekommen hat. Bestreitet er das, muss der Kündigende die Behauptung widerlegen.

Deshalb ist es ratsam, eine Kündigung immer so zu übermitteln, dass Sie im Ernstfall belegen können, dass die Kündigung beim Vertragspartner angekommen ist.

Die formalen Vorgaben müssen erfüllt sein.

Ein Vertrag muss nicht unbedingt schriftlich geschlossen werden. Vielmehr kann er auch mündlich oder durch schlüssiges Handeln zustande kommen. Bei einer Vertragskündigung ist das anders. Sie muss immer schriftlich erfolgen. Einen Vertrag mündlich zu kündigen, ist nicht möglich.

Bei vielen Verträgen genügt für eine wirksame Kündigung die Textform. Textform bedeutet, dass die Kündigung schriftlich erklärt und per Brief, als Fax, per E-Mail oder durch ein Online-Formular übermittelt wird.

Es gibt aber auch Verträge, bei denen für eine wirksame Kündigung die Schriftform vorgeschrieben ist. Im Unterschied zur Textform setzt die Schriftform voraus, dass das Kündigungsschreiben von Hand unterschrieben ist. Und dass der Gekündigte die Unterschrift im Original vor sich hat. Eine Kopie der Unterschrift reicht nicht aus. Ist die Schriftform erforderlich, kann die Kündigung deshalb nur persönlich übergeben oder als Brief verschickt werden.

Zur formalen Form kommen dann noch die Vertragsbedingungen dazu. Sie legen zum Beispiel fest, welche Kündigungsfrist eingehalten werden muss. Oder auch, aus welchen Gründen eine Kündigung überhaupt möglich ist.

Die verschiedenen Arten der Vertragskündigung

Bei der Vertragskündigung werden drei verschiedene Arten voneinander unterschieden. Wann welche Form möglich ist, hängt vom Vertrag und dem Grund für die Kündigung ab. Was das genau bedeutet, erklären wir in den folgenden Abschnitten. Und um es anschaulich zu machen, zeigen wir Ihnen jede Vertragskündigung anhand einer Vorlage.

Die ordentliche Kündigung

Kündigen Sie einen Vertrag ordentlich, halten Sie die Bedingungen ein, die vertraglich vereinbart sind. Sie beenden das Vertragsverhältnis also so, wie es der Vertrag für den Regelfall vorsieht.

Ein entscheidendes Merkmal von einer ordentlichen Kündigung ist, dass sie die vertraglich vereinbarte Kündigungsfrist einhält. Und weil die Kündigungsfrist eingehalten wird, heißt die ordentliche Kündigung auch fristgerechte oder fristgemäße Kündigung.

Eine ordentliche Vertragskündigung können Sie immer zu dem Termin aussprechen, der im Vertrag vereinbart ist. Das kann ein konkreter Termin sein, beispielsweise das Ende oder der 15. eines Monats. Genauso kann es sich aber auch um den Zeitpunkt handeln, zu dem die aktuelle Vertragslaufzeit endet.

Ihr Kündigungsschreiben muss rechtzeitig beim Vertragspartner vorliegen. Rechtzeitig heißt hier, bevor die Kündigungsfrist abgelaufen ist. Und je nach Vertrag bewegt sich die Kündigungsfrist meist in einem Rahmen zwischen einem und drei Monaten. Auf die Kündigungsfrist gehen wir später noch genauer ein.

Kündigen Sie ordentlich, reicht es aus, wenn Sie in kurzen Worten erklären, dass Sie den Vertrag kündigen. Begründen müssen Sie Ihre Entscheidung nicht. Sie können erwähnen, dass Sie keine Rückwerbeversuche wünschen. Ebenso können Sie Ihren Vertragspartner darauf hinweisen, dass eine erteilte Einzugsermächtigung zum Vertragsende erlischt. Letzteres ist aber automatisch der Fall.

Wie eine ordentliche Vertragskündigung aussehen kann, zeigt Ihnen die folgende Vorlage.

Vertragskündigung: Vorlage für eine ordentliche Kündigung

Ihr Name
Anschrift

Vertragspartner
Anschrift

Datum

Kündigung des bestehenden … (Vertragsbezeichnung) …
Vertragsnummer: _________________________
Kundennummer: _________________________

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit kündige ich den oben genannten Vertrag ordentlich und fristgerecht zum …(Datum / Ende der aktuellen Vertragslaufzeit / nächstmöglichen Termin) …

Von Rückwerbeversuchen in jeglicher Form bitte ich abzusehen.

Bitte bestätigen Sie mir meine Kündigung zeitnah schriftlich. Vielen Dank.

Mit freundlichen Grüßen
Unterschrift

Die außerordentliche Kündigung

Eine außerordentliche Kündigung macht es möglich, die Vertragsbeziehung vorzeitig aufzulösen. Die vertraglich vereinbarte Kündigungsfrist müssen Sie nicht einhalten. Erklären Sie die außerordentliche Kündigung mit sofortiger Wirkung, wird sie zu einer fristlosen Kündigung.

Eine außerordentliche Kündigung ist grundsätzlich bei jedem Vertrag und zu jedem beliebigen Zeitpunkt möglich. Allerdings muss es einen wichtigen Grund für die Kündigung geben. Und dieser Grund muss so schwer wiegen, dass es Ihnen nicht zugemutet werden kann, das Vertragsverhältnis fortzuführen oder wenigstens ordentlich zu kündigen. Weil es immer einen schwerwiegenden Grund geben muss, wird die außerordentliche Kündigung auch Kündigung aus wichtigem Grund genannt.

In den meisten Fällen setzt eine außerordentliche Kündigung zudem voraus, dass Ihr Vertragspartner die Chance hatte, das Problem zu lösen. Deshalb müssen Sie Ihren Vertragspartner zuerst über das Problem informieren und ihm eine Frist einräumen, um eine Lösung zu finden. Ist die Frist verstrichen, ohne dass der Vertragspartner den Grund für Ihre außerordentliche Kündigung beseitigen konnte, können sie kündigen.

In Ihrem Kündigungsschreiben müssen Sie nicht nur Ihren Kündigungswillen erklären. Zusätzlich dazu müssen Sie auch den Grund für die außerordentliche Kündigung angeben und ausführen. Wenn Sie möchten, können Sie die außerordentliche Kündigung sicherheitshalber mit einer ordentlichen Kündigung kombinieren. Sollte die außerordentliche Kündigung nicht greifen, kommen Sie so durch die ordentliche Kündigung aus dem Vertrag.

Auch für eine außerordentliche Vertragskündigung haben wir eine Vorlage für Sie vorbereitet.

Vertragskündigung: Vorlage für eine außerordentliche Kündigung

Ihr Name
Anschrift

Vertragspartner
Anschrift

Datum

Außerordentliche Kündigung des bestehenden … (Vertragsbezeichnung) …
Vertragsnummer: _________________________
Kundennummer: _________________________

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit kündige ich den oben genannten Vertrag außerordentlich und mit sofortiger Wirkung / zum … Sollte eine außerordentliche Kündigung wider Erwarten nicht möglich sein, kündige rein vorsorglich fristgerecht zum nächstmöglichen Termin.

Begründung:
… (Hier führen Sie aus, warum sie außerordentlich kündigen, z.B. so: Ich beziehe schon seit mehreren Jahren die Zeitschrift XY im Abonnement von Ihnen. Sinn und Zweck eines Abonnements ist, dass die Zeitschrift regelmäßig und pünktlich geliefert wird.

In den vergangenen Monaten kam es jedoch mehrfach vor, dass ich die Zeitschrift gar nicht oder erst deutlich verspätet erhalten habe. Mit meinen Schreiben vom … habe ich Sie darauf hingewiesen und aufgefordert, die ordnungsgemäße Lieferung sicherzustellen. Leider habe ich weder eine Antwort von Ihnen erhalten noch hat sich die Situation gebessert. So kam die vorletzte Ausgabe wieder eine Woche verspätet und die letzte Ausgabe gar nicht bei mir an.

Offensichtlich sind Sie also nicht Willens oder nicht in der Lage, die vertraglichen Vereinbarungen zu erfüllen. Daher ist es für mich unzumutbar, das Vertragsverhältnis fortzusetzen.) …

Von Rückwerbeversuchen in jeglicher Form bitte ich abzusehen.

Bitte bestätigen Sie mir meine Kündigung zeitnah schriftlich. Vielen Dank.

Mit freundlichen Grüßen
Unterschrift

Die Kündigung mittels Sonderkündigungsrecht

Als Sonderfall gibt es dann noch die Vertragskündigung, bei der Sie sich auf ein Sonderkündigungsrecht berufen. Dieses Recht entsteht bei den meisten Verträgen dann, wenn der Vertragspartner die Vertragsbedingungen ändert.

Das ist zum Beispiel der Fall, wenn der Vertragspartner den Preis erhöht, ohne dass sich am Leistungsumfang etwas ändert. Oder wenn der Vertragspartner Leistungen wegstreicht, die bisherige Beitragshöhe aber beibehält. Bei Versicherungen können Sie außerdem meist nach einem Schadensfall von einem Sonderkündigungsrecht Gebrauch machen. Ob der Versicherer den Schaden reguliert hat oder nicht, spielt dabei keine Rolle.

Beenden Sie ein Vertragsverhältnis mittels Sonderkündigungsrecht, ist das keine ordentliche Kündigung und strenggenommen auch keine außerordentliche Kündigung. Vielmehr hat sich eine besondere Situation ergeben und diese rechtfertigt eine Sonderkündigung.

In aller Regel informiert Sie Ihr Vertragspartner schriftlich darüber, ob und wann Sie ein Sonderkündigungsrecht nutzen können. Zum Beispiel auf ihrer Beitragsrechnung. Dort steht dann auch, wie lange dieses Recht besteht. In den meisten Fällen gilt eine einmonatige Frist.

Machen Sie von Ihrem Sonderkündigungsrecht Gebrauch, schreiben Sie das so in Ihre Kündigung. Weiter ausführen müssen Sie Ihre Entscheidung nicht. Wirksam wird die Sonderkündigung dann meist zu dem Zeitpunkt, an dem die Vertragsänderung in Kraft getreten wäre.

Wie eine Vertragskündigung in dieser Form aussehen kann, zeigt Ihnen die folgende Vorlage.

Vertragskündigung: Vorlage für eine Sonderkündigung

Ihr Name
Anschrift

Vertragspartner
Anschrift

Datum

Sonderkündigung des bestehenden … (Vertragsbezeichnung) …
Vertragsnummer: _________________________
Kundennummer: _________________________

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit Schreiben vom … teilen Sie mir mit, dass … (hier nennen Sie den Grund, der Ihr Sonderkündigungsrecht begründet, z.B. der Versicherungsbeitrag um … Euro steigt.) …

Da ich mit dieser Änderung der Vertragsbedingungen nicht einverstanden bin, mache ich hiermit von meinem Sonderkündigungsrecht Gebrauch und kündige den oben genannten Vertrag zum nächstmöglichen Termin.

Von Rückwerbeversuchen in jeglicher Form bitte ich abzusehen.

Bitte bestätigen Sie mir meine Kündigung zeitnah schriftlich. Vielen Dank.

Mit freundlichen Grüßen
Unterschrift

Die Kündigungsfrist bei einer Vertragskündigung

Wie vorhin schon kurz erwähnt, spielt die Kündigungsfrist bei einer ordentlichen Kündigung eine entscheidende Rolle. Kündigen Sie einen Vertrag ordentlich, wird Ihre Kündigung nicht sofort wirksam. Sondern der Vertrag läuft weiter, bis die Kündigungsfrist abgelaufen ist.

Andersherum kann Ihre Kündigung nur dann zum gewünschten Termin wirksam werden, wenn Ihr Vertragspartner das Schreiben vor Ablauf der Kündigungsfrist bekommt. Sind Sie zu spät dran, können Sie erst zum nächsten Zeitpunkt, an dem eine fristgerechte Kündigung möglich ist, aus dem Vertrag aussteigen. Sie müssen dann zwar keine neue Kündigung aussprechen. Aber der Vertrag verlängert sich um eine weitere Laufzeit. Und Ihre Kündigung gilt eben erst für das Ende dieser weiteren Laufzeit.

Je nach Vertrag kann die Kündigungsfrist zwei Wochen, einen Monat, drei Monate oder sogar noch länger betragen. Was in Ihrem Fall gilt, steht in den Vertragsbedingungen.

Ein Beispiel

Angenommen, Ihr Vertrag hat eine Laufzeit von einem Jahr. Kündigen Sie nicht, verlängert er sich stillschweigend um eine weitere Laufzeit, also wieder um ein Jahr. Die Kündigungsfrist beträgt drei Monate. Und die aktuelle Laufzeit endet am 31. Mai.

Wollen Sie den Vertrag fristgerecht kündigen, muss Ihre Kündigung spätestens am 28. Februar bei Ihrem Vertragspartner vorliegen. Denn: 31.05. – 3 Monate = 28.02. Hätte der Februar 30 oder 31 Tage, wäre der letzte Tag des Monats Ihr Stichtag.

Erreicht die Kündigung Ihren Vertragspartner erst am 01. März oder noch später, haben Sie die Kündigungsfrist verpasst. Folglich verlängert sich Ihr Vertrag um eine weitere Laufzeit und Ihre Kündigung wird erst zum Ablauf der nächsten Vertragslaufzeit wirksam.

Vorsicht: Ob Sie die Kündigungsfrist eingehalten, hängt davon ab, wann der Vertragspartner das Kündigungsschreiben bekommt. Welches Datum in Ihrem Schreiben steht oder wann sie es weggeschickt haben, spielt keine Rolle. Maßgeblich ist nur das Eingangsdatum beim Empfänger.

Damit Sie kein Risiko eingehen, sollten Sie deshalb nicht bis auf den letzten Drücker warten. Zumal Sie mit einer Kündigung nicht zu früh dran sein können. Im Prinzip können Sie sogar einen Vertrag unterschreiben und gleichzeitig ordentlich kündigen. Dadurch endet der Vertrag dann mit Ablauf der vereinbarten Vertragslaufzeit.