Absage auf Bewerbung – professionell und freundlich formulieren

Aktualisiert am 1. Februar 2023 von Ömer Bekar

Kein Bewerber freut sich darüber und kein Personaler formuliert sie gerne: die Absage auf eine Bewerbung. Für beide Seiten gibt es unzählige Dinge, die angenehmer sind. Schließlich ist es nie schön, unangenehme Nachrichten zu erhalten oder zu überbringen. Doch Bewerbungsabsagen gehören zum Berufsleben nun einmal dazu. Wir erklären, was Sie zu diesem Thema wissen sollten und zeigen Ihnen ein Muster für die Absage auf eine Bewerbung.

Absage auf Bewerbung – Mustervorlage

Ist der Wunschkandidat für eine ausgeschriebene Stelle gefunden, bereitet es keine Schwierigkeiten, die positive Entscheidung zu kommunizieren. Eine weit größere Herausforderung ist, den anderen Bewerbern abzusagen. Immerhin geht es nicht nur darum, darüber zu informieren, dass es dieses Mal nicht geklappt hat.

Stattdessen könnte eine Absage so manchen Bewerber vor den Kopf stoßen und bei ihm das Gefühl hinterlassen, einfach nicht gut genug zu sein. Das mag zwar teilweise stimmen, oft liegen der Entscheidung aber andere Ursachen zugrunde.

Ein weiterer Aspekt ist, dass eine Bewerbungsabsage im schlimmsten Fall rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann. Worauf also gilt es zu achten, wenn Sie eine Absage auf eine Bewerbung formulieren?

Ist es überhaupt notwendig, eine Absage auf eine Bewerbung zu verschicken?

Wird eine Stelle ausgeschrieben, gehen nicht selten mehrere hundert Bewerbungen ein. Natürlich kostet es viel Zeit, sie alle zu sichten, geeignete Kandidaten herauszufiltern und Vorstellungsgespräche zu führen. Ist dann der neue Mitarbeiter endlich gefunden, ist da noch der Stapel mit den Bewerbern, die leer ausgegangen sind.

Hat das Unternehmen sogar schon in der Stellenanzeige darauf hingewiesen, dass die Unterlagen nicht zurückgeschickt werden, könnte es die Angelegenheit also einfach auf sich beruhen lassen. Doch es gibt einige gute Gründe, warum ein Unternehmen nicht auf die Jobabsage verzichten sollte.

Der vielleicht wichtigste Grund ist der Eindruck, den das Unternehmen hinterlässt. Der Bewerber hat Zeit in die Bewerbung investiert und sich die Mühe gemacht, ansprechende, auf die Stelle und das Unternehmen zugeschnittene Unterlagen zu erstellen. Dass er frustriert ist, wenn keinerlei Reaktion kommt, ist verständlich.

Gerade in der heutigen Zeit nutzen viele Bewerber dann aber die sozialen Medien und andere Online-Plattformen, um Ihrem Frust Luft zu machen. Und diese Form der Werbung wirft ein denkbar schlechtes Licht auf Ihr Unternehmen.

Ein anderer Aspekt ist schlicht die Höflichkeit. Es ist ein Zeichen des Respekts und der Wertschätzung, dem Bewerber durch eine freundliche Absage das Gefühl zu vermitteln, dass seine Arbeit und Mühe nicht völlig umsonst waren.

Nicht zu vergessen ist außerdem, dass der Bewerber zwar für die aktuelle Position vielleicht nicht infrage kommt. Doch möglicherweise könnte sich zu einem späteren Zeitpunkt doch eine Zusammenarbeit ergeben. Nur wird sich der Kandidat vermutlich kein zweites Mal bewerben, wenn ihn das Unternehmen schon beim ersten Anlauf enttäuscht hat.

Wann sollte die Bewerbungsabsage erfolgen?

Niemand wartet gerne. Doch einem Bewerber bleibt oft nicht anderes übrig, als abzuwarten, ob seine Bewerbung erfolgreich war. Vor allem bei einer Online-Bewerbung für eine Stelle, die sofort besetzt werden soll, wächst mit jedem Tag die Ungeduld.

Grundsätzlich sollten Sie einen Bewerber deshalb nicht unnötig auf die Folter spannen. Steht fest, dass er aus dem Rennen ist, sollten Sie ihm Ihre Entscheidung zeitnah mitteilen.

Allerdings sollten Sie auch nicht sofort absagen. Denn aus rechtlicher Sicht hat jeder Bewerber einen Anspruch darauf, dass seine Unterlagen sorgfältig geprüft werden. Das Zeitfenster dafür bewegt sich zwischen zwei Tagen und zwei Wochen. Um nicht den Eindruck entstehen zu lassen, dass der Bewerber nie eine echte Chance hatte, sollten Sie also zumindest ein paar Tage verstreichen lassen.

Wie sollte die Absage auf eine Bewerbung aufgebaut sein?

Für die Absage auf eine Bewerbung gibt es keine verbindlichen Formvorschriften, die Sie einhalten müssen. Schreiben Sie als Arbeitgeber, handelt es sich zwar um einen Geschäftsbrief. Doch anders als zum Beispiel bei einer Rechnung bleibt Ihnen bei der Gestaltung viel Spielraum.

Trotzdem weist eine Bewerbungsabsage eine gewisse Struktur auf, an der Sie sich orientieren können. So sollten Sie zunächst einmal einen eindeutigen Betreff wählen. Auf diese Weise sieht der Bewerber auf den ersten Blick, um welche Stelle es geht.

Für die Begrüßung können Sie die übliche Grußformel wählen. Sprechen Sie den Bewerber dabei mit seinem Namen an und achten Sie auf die korrekte Rechtschreibung. Auf diese Weise signalisieren Sie Wertschätzung. Außerdem wirkt es nicht unbedingt professionell, wenn Ihnen Flüchtigkeitsfehler unterlaufen. Solche Patzer im Anschreiben würden Sie dem Bewerber schließlich auch übelnehmen.

In der Einleitung sollten Sie sich für die Mühe bedanken, die sich der Bewerber gemacht hat. Ein Dank für das Interesse an dem Job und das gezeigte Vertrauen in Sie als Arbeitgeber kann ebenfalls nicht schaden.

Die größte Herausforderung folgt im Hauptteil. Schließlich müssen Sie dem Bewerber eine Absage erteilen. Doch gleichzeitig sollten Sie möglichst positiv formulieren. Bringen Sie zum Ausdruck, dass es nicht an der Person oder den Fähigkeiten des Bewerbers liegt, sondern ein anderer Bewerber einfach noch besser zum Profil gepasst hat.

Am Ende können Sie kurz erwähnen, was Ihnen an der Bewerbung besonders gut gefallen hat oder den bisherigen Werdegang des Bewerbers lobend erwähnen. Möchten Sie in Kontakt bleiben, können Sie dem Bewerber auch anbieten, ihn in den Bewerberpool aufzunehmen. Ansonsten wünschen Sie dem Bewerber alles Gute für seine berufliche Zukunft und beenden das Schreiben mit der üblichen Grußformel.

Ist es sinnvoll, die Absage zu begründen?

Dass es mit dem Job nichts wird, ist für den Bewerber oft schon blöd genug. Dass er dann zumindest gerne wissen würde, warum er nicht genommen wurde, ist nur verständlich. Zumal er aus dem Feedback für sich mitnehmen könnte, was er beim nächsten Mal anders oder besser machen sollte.

Doch aus Unternehmenssicht ist eine ehrliche Begründung eine schwierige Sache. Es gibt eine Reihe von Gründen, die dazu führen, dass der Bewerber ungeeignet ist. So ist zum Beispiel denkbar, dass er

Während gut gemeinte Hilfestellung bei den Bewerbungsunterlagen kein großes Problem sein dürfte, können andere Begründungen nach hinten losgehen. Experten raten deshalb generell dazu, es bei der Standard-Begründung im Stil von “Wir haben uns für einen anderen Bewerber entschieden” zu belassen. Damit sind Sie auf der sicheren Seite.

Stichwort Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG)

Um Diskriminierungen im Bewerbungsprozess und generell in der Arbeitswelt vorzubeugen, trat im Jahr 2006 das AGG in Kraft. Es besagt, dass niemand wegen

benachteiligt werden darf. Es gibt zwar ein paar Ausnahmen. So kann zum Beispiel ein kirchlicher Träger die Zugehörigkeit zu einer bestimmten religiösen Gemeinschaft zur Einstellungsvoraussetzung machen, ohne gegen das AGG zu verstoßen. Aber hier kommt es wie so oft auf den Einzelfall an.

Sieht ein Bewerber Indizien dafür, dass seine Absage auf einem Verstoß gegen das AGG beruht, kann er Klage erheben. Formulieren Sie sowohl die Stellenanzeige als auch die Bewerbungsabsage so neutral wie möglich, können Sie dieses Risiko umgehen.

Absage auf eine Bewerbung – ein Muster als Vorlage und Formulierungshilfe

Als Arbeitgeber möchten Sie sicher keine allgemeinen Bewerbungen mit leeren Phrasen und Standardfloskeln, sondern individuell erstellte Anschreiben lesen. Einem Bewerber geht es ähnlich. Auch er weiß es zu schätzen, wenn er nicht mit einer vorgefertigten Textvorlage abgespeist wird.

Allerdings werden Sie im Tagesgeschäft vermutlich keine Zeit haben, um für jeden einzelnen Bewerber eine eigene Bewerbungsabsage zu verfassen. Tatsächlich spricht auch nichts dagegen, mit einem Muster oder Textbausteinen zu arbeiten. Versuchen Sie aber, Ihrer Vorlage eine individuelle Note zu geben, indem Sie diese hier und da auf den Bewerber abstimmen.

Als Formulierungshilfe können Sie sich gerne an unserem Muster orientieren.