Vorlage Abwesenheitsnotiz: Tipps & Muster Vorlagen

Infos und Vorlage Abwesenheitsnotiz
Mit einer guten Vorlage ist eine Abwesenheitsnotiz schnell erstellt.

Feiertage, Urlaub, Betriebsferien, eine Dienstreise oder ein krankheitsbedingter Ausfall: Es kann viele verschiedene Gründe geben, warum Sie gerade nicht an Ihrem Arbeitsplatz sind. Doch wenn die eingehenden E-Mails in den nächsten Tagen unbearbeitet bleiben, sollten Sie eine automatische Abwesenheitsnotiz hinterlegen. Dadurch beugen Sie Missverständnissen vor und vermeiden, dass Kunden und Geschäftspartner sauer sind, weil sie vergeblich auf Ihre Antwort warten. Nur: Wie formulieren Sie so eine automatische Nachricht am besten? Wir haben Infos, Tipps und natürlich auch die eine oder andere Vorlage zur Abwesenheitsnotiz für Sie!

Wenn Sie persönlich, telefonisch und per E-Mail nicht zu erreichen sind, sollten Sie eine Nachricht einrichten, die als automatische Antwort auf eingehende E-Mails verschickt wird.

Denn wenn Kunden und Geschäftspartner tagelang keine Rückmeldung von Ihnen bekommen, könnten sie irritiert oder sogar verärgert sein. Erhalten sie hingegen eine Abwesenheitsnotiz, wissen sie Bescheid. Und wenn Sie in der Nachricht auch noch Alternativen aufzeigen, wie die Absender ihr Anliegen während Ihrer Abwesenheit erledigen können, fühlen sie sich gut aufgehoben.

Eine automatische Nachricht einzurichten, ist einfach. In den gängigen E-Mail-Programmen ist das mit wenigen Klicks erledigt. Schwieriger ist da schon, die Nachricht zu formulieren. Schließlich muss sie einerseits die wichtigsten Informationen enthalten. Andererseits sollte sie so formuliert sein, dass sie zu Ihnen, zum Unternehmen und zu einem möglichst großen Empfänger-Kreis passt.

Aber keine Angst: So schwer ist das gar nicht! Wir verraten Ihnen, wie Sie am besten vorgehen. Und Formulierungshilfen als Vorlage für Ihre Abwesenheitsnotiz haben wir ebenfalls vorbereitet.

Wenn Sie zeitweise nicht im Büro sind

Natürlich könnten Sie in einem kurzen Satz schreiben, dass Sie zurzeit nicht da sind. Damit weiß der Empfänger zwar, dass er in den nächsten Tagen nicht auf eine Antwort von Ihnen zu warten braucht. Nur hilft ihm das in seinem Anliegen nicht weiter.

Also könnten Sie noch dazuschreiben, wer Sie vertritt. Sollte der Empfänger nicht bis zu Ihrer Rückkehr warten wollen, kennt er dadurch einen Ansprechpartner. Belassen Sie es bei diesen Angaben, wirkt Ihre Abwesenheitsnotiz aber nach unpersönlicher Standardfloskel. Und das kommt bei Kunden und Geschäftspartnern nicht unbedingt gut an.

Um der Nachricht eine persönlichere Note zu verleihen, könnten Sie deshalb auf die Idee kommen, zu erklären, warum Sie gerade nicht da sind. Allerdings sollten Sie das besser lassen. Ob Sie in Urlaub fahren, auf Dienstreise sind, eine Weiterbildung machen oder krank im Bett liegen, können Sie getrost für sich behalten. Es reicht völlig, wenn Sie schreiben, ab wann Sie wieder für Ihre Kunden und Geschäftspartner da sind.

Bedenken Sie außerdem immer, wer Ihre Nachricht liest. Je größer und gemischter der Kreis der Empfänger ist, desto allgemeiner sollten Sie Ihre Abwesenheitsnotiz formulieren. Schreiben Sie nicht an „Liebe Kunden“, wenn die Nachricht auch an Kollegen und Geschäftspartner gehen wird. Denn das wirkt seltsam. Und duzen Sie die Empfänger nicht, wenn in Ihrem geschäftlichen Miteinander größtenteils das „Sie“ üblich ist.

Diese Inhalte sollte Ihre Abwesenheitsnotiz haben

In Ihrer Abwesenheitsnotiz gilt es also, die richtige Mischung aus sachlicher Information und persönlicher Note zu finden. Doch weil eine automatische Nachricht letztlich nichts anderes als ein geschäftliches Schreiben ist, können Sie sich einfach an den E-Mails orientieren, die Sie sonst auch an Kunden und Geschäftspartner schreiben.

Das bedeutet, dass Sie Ihre Abwesenheitsnotiz aus folgenden Elementen aufbauen sollten:

Betreff

Der klassische Betreff für die Nachricht lautet einfach “Abwesenheitsnotiz”. Allerdings kann das dazu führen, dass die Nachricht im Spam-Filter landet. Das sollten Sie deshalb testen. Als Alternative können Sie zum Beispiel schreiben: “Bitte haben Sie etwas Geduld.”

Begrüßung und Dank

Je nach Leserkreis können Sie die Anrede förmlicher oder lockerer formulieren. Ein “Sehr geehrte Damen und Herren” ist genauso möglich wie ein freundliches “Hallo”.

Danach sollten Sie sich für die Nachricht bedanken. Zum einen haben Sie so eine gelungene Einleitung. Zum anderen gehört ein kurzer Dank zum guten Ton und drückt Ihre Wertschätzung gegenüber dem Absender aus.

Abwesenheit

Machen Sie klare Angaben dazu, ab wann Sie wieder erreichbar sind. Formulieren Sie dabei aber positiv. „Ab dem 1. August bin ich wieder wie gewohnt für Sie da.“ klingt einfach besser als „Ich bin bis zum 31. Juli außer Haus.“ Sie können natürlich auch erwähnen, dass Sie sich nach Ihrer Rückkehr umgehend beim Absender melden werden.

Wenn Sie zum Beispiel krank sind und noch nicht genau abschätzen können, wann Sie wieder im Büro sein werden, können Sie ein konkretes Datum weglassen. Sie können dann entweder etwas im Sinne von „Ich bin voraussichtlich ab Mitte August wieder im Hause“ schreiben.

Oder Sie verzichten komplett auf eine Zeitangabe und formulieren beispielsweise „Krankheitsbedingt bin ich derzeit im Büro persönlich nicht zu erreichen. Sobald ich zurück bin, melde ich mich umgehend bei Ihnen.“ Eigentlich müssen Sie zwar nichts von Ihrer Erkrankung erwähnen, denn das ist Ihre Privatsache. Wenn Sie aber schon nicht angeben können, wann der Absender wieder mit Ihnen rechnen kann, ist es ganz schön, wenn er wenigstens erfährt, warum.

Optionen

Informieren Sie den Absender darüber, ob seine Nachricht automatisch weitergeleitet wird oder ungelesen bleibt.

Gibt es einen Ansprechpartner, an den sich der Absender in der Zwischenzeit kann, sollten Sie ihn natürlich ebenfalls benennen. Ist der genannte Kollege keine Vertretung im eigentlichen Sinne, sondern nur Ansprechpartner im Notfall, können Sie erwähnen, wen der Absender in dringenden Fällen erreichen kann.

Grußformel

Die Abwesenheitsnotiz beenden Sie mit freundlichen Grüßen und Ihrem Namen. Vergessen Sie nicht, Ihre E-Mail-Signatur unter den Text zu setzen. Denn sie gehört zu einer professionellen Nachricht dazu.

Wie jede Form von geschäftlicher Korrespondenz sollte auch die Abwesenheitsnotiz einen freundlichen Ton haben. Und Sie muss professionell wirken.

Vermeiden Sie flapsige Kommentare, die schadenfroh erklären, dass Sie frei haben, während alle anderen arbeiten müssen. Selbst wenn solche Sprüche mit einem Augenzwinkern gemeint sind, könnten die Leser sie anders auffassen.

Achten Sie außerdem darauf, dass Ihre Notiz nicht den Eindruck erweckt, dass es Ihnen egal ist, was während Ihrer Abwesenheit passiert. Denn Kunden und Geschäftspartner verstehen an diesem Punkt keinen Spaß.
Dass Ihre Abwesenheit keine Rechtschreibfehler enthalten darf, versteht sich von selbst.

Vorlage Abwesenheitsnotiz bei vorübergehender Abwesenheit

Als Formulierungshilfe können Sie sich gerne an unserer Vorlage für eine Abwesenheitsnotiz orientieren. Sie enthält alle wichtigen Informationen und ist dabei so allgemein gehalten, dass sie so gut wie immer passt.

Guten Tag – und vielen Dank für Ihre Nachricht!

Heute erhalten Sie eine automatisch gesendete E-Mail, denn ich bin erst ab dem (Datum) wieder im Büro. Nach meiner Rückkehr melde ich mich selbstverständlich gerne bei Ihnen. Bis dahin wird Ihre Nachricht nicht weitergeleitet.

Sie können oder möchten nicht so lange warten? Während meiner Abwesenheit hilft Ihnen mein/e Kollege/in Herr/Frau (Name) bei Ihrem Anliegen weiter. Sie erreichen ihn/sie per E-Mail unter (E-Mail-Adresse). In sehr dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an unsere Hotline unter (Telefonnummer).

Freundliche Grüße
Ihr Name

Signatur

Wenn Sie auf internationaler Ebene arbeiten

Haben Sie häufig mit Kunden und Geschäftspartnern aus dem Ausland zu tun, sollten Sie Ihre Abwesenheitsnotiz auch in einer Fremdsprache verfassen.

Da in der internationalen Geschäftswelt überwiegend auf Englisch kommuniziert wird, sind Sie mit Englisch gut beraten. Wenn Sie nur mit Kunden und Geschäftspartner aus einem bestimmten Sprachraum zusammenarbeiten, können Sie Ihre Nachricht aber natürlich entsprechend auf Französisch, Spanisch oder eben der jeweiligen Landessprache schreiben.

Den internationalen Text können Sie direkt unter die deutsche Abwesenheitsnotiz setzen. So bleibt es bei einer E-Mail. Sie können aber auch zwei Notizen einrichten, die dann je nach Absenderadresse verschickt werden.

Inhaltlich schreiben Sie die internationale Abwesenheitsnotiz nach dem gleichen Schema wie die Nachricht auf Deutsch. Lediglich die Anrede fällt weg. Orientieren Sie sich gerne an unserer Vorlage!

Vorlage Abwesenheitsnotiz auf Englisch

Unser Mustertext enthält – wie das deutsche Pendant – zunächst einen Dank. Dann folgt der Hinweis, dass und bis wann Sie nicht im Büro sind. Nach der Info, dass die Nachricht nicht automatisch weitergeleitet wird, wird ein Ansprechpartner benannt. Den Abschluss bildet die Grußformel.

Thank you for your message.

Please note that I am currently out of office. I will be back on (Datum). Until then I have no access to e-mail and your mail will not be forwarded automatically either.

If you need immediate assistance or in urgent cases please contact my colleague (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer).

Kind regards,
Ihr Name

Signatur

Wenn Sie wieder zurück sind

Sind Sie wieder an Ihrem Arbeitsplatz, werden die ersten Tage ziemlich stressig. Denn neben dem normalen Tagesgeschäft warten ja auch noch die E-Mails, die während Ihrer Abwesenheit eingetrudelt sind.

Mitunter wird deshalb der Tipp gegeben, dass Sie in der Abwesenheitsnotiz das Datum Ihrer Rückkehr um zwei, drei Tage nach hinten verlegen sollten. So verschaffen Sie sich etwas Luft, um die Nachrichten in Ruhe abzuarbeiten.

Tatsächlich kann dieser kleine Trick aber mächtig nach hinten losgehen. Denn wenn Sie zum Beispiel ein Kunde plötzlich am Telefon hat, obwohl Sie eigentlich laut Nachricht noch gar nicht da sein sollten, kann Ihre Glaubwürdigkeit leiden.

Außerdem fängt vielleicht schon ein Kollege mit einem Auftrag an, für den Sie zuständig sind. Damit verursachen Sie doppelte Arbeit. Und es kann gut sein, dass Sie über wichtige Termine nicht informiert werden, weil die Kollegen glauben, dass Sie noch nicht da sind.

Belassen Sie es deshalb beim richtigen Datum. Planen Sie die ersten Arbeitstage lieber gut durch. Mit einem soliden Zeitmanagement und einer klaren Struktur sind die Aufgaben zügig aufgeholt.

Und: Vergessen Sie nicht, die Abwesenheitsnotiz auszuschalten!

Wenn Sie nicht mehr an Ihren Arbeitsplatz zurückkehren werden

Eine besondere Situation liegt vor, wenn Sie nicht nur zeitweise abwesend sind, sondern gar nicht mehr an Ihren Arbeitsplatz zurückkehren werden.

Von Kunden und Geschäftspartnern, mit denen Sie eng zusammengearbeitet haben, werden Sie sich in diesem Fall vielleicht verabschiedet haben. Alle anderen können und sollten Sie mit einer entsprechenden Nachricht informieren. Denn es gehört zu einem guten und professionellen Auftreten, sie nicht einfach im Regen stehen zu lassen. Zumal gut sein kann, dass Sie ihnen an anderer Stelle wieder über den Weg laufen.

Wenn Sie Ihren bisherigen Arbeitgeber verlassen, kann das eine emotionale Geschichte sein. Doch egal, ob Sie im Guten auseinander gehen oder ob es einen unschönen Grund für die Kündigung gab: Behalten Sie Ihre Gefühle für sich. Wahren Sie eine professionelle Haltung und beschränken Sie sich auf die wesentlichen Informationen.

Gehen Sie in Rente, können Sie das erwähnen. Zum Beispiel durch einen Satz wie „Nach einem langen Berufsleben habe ich meinen Ruhestand angetreten.“ In allen anderen Fällen behalten Sie den Grund für Ihr Ausscheiden für sich. Wie so eine Nachricht aussehen kann, zeigen wir Ihnen anhand der folgenden Vorlage für eine Abwesenheitsnotiz bei einem Jobwechsel.

Vorlage Abwesenheitsnotiz beim Ausstieg aus dem Unternehmen

In Ihrer Nachricht sollten Sie zuerst kurz angeben, dass Sie nicht mehr für dieses Unternehmen arbeiten. Steht Ihr Nachfolger bereits fest, nennen Sie den Namen und die Kontaktdaten des Ansprechpartners, der sich künftig um die Anliegen Ihrer Kunden und Geschäftspartner kümmern wird. Ansonsten verweisen Sie den Absender an die Zentrale.

Guten Tag und vielen Dank für Ihre Nachricht!

Ich bin nicht mehr für (Firma) tätig.

Bitte wenden Sie sich an die Zentrale. Sie erreichen diese per E-Mail unter (E-Mail-Adresse) oder telefonisch unter (Telefonnummer). Meine Kollegen werden sich darum kümmern, den richtigen Ansprechpartner für Ihr Anliegen zu finden.

Ich bedanke mich für die gute Zusammenarbeit und wünsche Ihnen für die Zukunft alles Gute.

Freundliche Grüße
Ihr Name

Signatur