Aktualisiert am 24. Juli 2024 von Ömer Bekar, geprüft und gegengelesen von Rechtsanwalt Burkhard Rüscher
Die Abrechnung von Bewirtungskosten kann oft kompliziert und zeitaufwendig sein. Mit unserer Mustervorlage für die Bewirtungskostenabrechnung können Sie sicherstellen, dass alle relevanten Informationen korrekt erfasst werden, um eine reibungslose und rechtssichere Abrechnung zu gewährleisten. Unsere Vorlage wurde von erfahrenen Fachleuten erstellt und geprüft, um Ihnen eine zuverlässige Unterstützung bei der Dokumentation Ihrer Bewirtungskosten zu bieten.
Absender:
[Ihr Name]
[Ihre Adresse]
[Postleitzahl und Ort]
[E-Mail-Adresse]
[Telefonnummer]
Empfänger:
[Name des Unternehmens]
[Adresse des Unternehmens]
[Postleitzahl und Ort]
Datum:
Betreff: Bewirtungskostenabrechnung für [Datum der Bewirtung]
Sehr geehrte Damen und Herren,
im Folgenden reiche ich die Abrechnung der Bewirtungskosten für das Geschäftsessen am [Datum] ein. Bitte erstatten Sie die aufgeführten Kosten gemäß den geltenden Richtlinien.
| Datum | Beschreibung | Betrag (€) |
|---|---|---|
| [Datum] | Bewirtungskosten (Restaurantname) | [z.B. 150,00 €] |
Teilnehmerliste:
| Name | Unternehmen | Position |
|---|---|---|
| [Name des Teilnehmers 1] | [Firma des Teilnehmers 1] | [Position des Teilnehmers 1] |
| [Name des Teilnehmers 2] | [Firma des Teilnehmers 2] | [Position des Teilnehmers 2] |
| [Name des Teilnehmers 3] | [Firma des Teilnehmers 3] | [Position des Teilnehmers 3] |
Bewirtungsgrund:
[Kurze Beschreibung des Grundes der Bewirtung, z.B. „Geschäftsessen zur Besprechung der Projektkooperation“]Ich habe alle relevanten Belege dieser Abrechnung beigefügt. Bitte bestätigen Sie den Erhalt dieses Schreibens und informieren Sie mich über den Zeitpunkt der Erstattung.
Mit freundlichen Grüßen,
[Unterschrift (bei postalischem Versand)] [Ihr Name]Wann sollten Bewirtungskosten denn möglichst genau abgerechnet werden? Nun, in der Regel werden Freiberufler und Geschäftsleute aus den verschiedensten Bereichen sein. Denn Geschäftsessen sind im hektischen Arbeitsalltag von Selbstständigen ein fester Bestandteil. Aber auch ein Dinner für einen neuen Kunden, oder den Kaffee bei einem Verkaufsgespräch kann man durchaus als Bewirtungskosten veranschlagen. Insgesamt wird das Formular für Bewirtungskosten sicher in zwei Versionen möglich sein. Zum einen kann man in einem Formular, die regelmäßigen Einkäufe eintragen, die man für die „Kaffeeküche“ im eigenen Büro macht. Dazu gehört dann ggf. noch ein Blatt auf dem man notiert, wann man welchen „Gast“ bewirtet hat. Einfach nur dafür, um im Notfall beim Finanzamt angeben zu können, warum denn in einem 2 Mann Büro, Kaffee für 20 verbraucht wird. Natürlich müssen auch die entsprechenden Einkaufsbelege gesammelt werden.
Das andere Formular, werden sicher vor allem die Freiberufler brauchen, die Ihre Gäste auch außerhalb des Büros empfangen oder oft unterwegs sind und sich eben in Cafés und Restaurants mit ihren Kunden treffen. Hier sollte die Struktur eher einem Kalender ähneln. Hier werden die Termine notiert, die man mit den Kunden hat. Der Name des Kunden und der Gastwirtschaft, sollten in einzelnen spalten notiert werden. Erst in der letzten Spalte wird dann notiert, was man bei jedem Termin ausgegeben hat. Für die Belege, die man in den Gaststätten erhält, eignen sich für den Anfang immer die Klarsichtfolien ganz gut.
Mit dem „Termindatum“ auf der Rückseite notiert, kann man es hinterher auch der Buchhaltung etwas einfacher machen, die Belege für die Bewirtungskosten für die Steuererklärung zu sortieren. Sortiert man die Buchhaltung selbst vor, so spart man in der Regel auch viele Kosten beim Steuerberater. Insgesamt, hat man aber mit diesen Formularen eine bessere Ordnung in seinen Abrechnungen, die in jedem Betrieb so anfallen können.