Reisekostenabrechnung als Mustervorlage

Aktualisiert am 24. Juli 2024 von Ömer Bekar, geprüft und gegengelesen von Rechtsanwalt Burkhard Rüscher

Die Abrechnung von Reisekosten kann zeitaufwendig und kompliziert sein. Unsere Mustervorlage für eine Reisekostenabrechnung hilft Ihnen, diesen Prozess zu vereinfachen und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen korrekt erfasst werden. Diese Vorlage wurde von erfahrenen Fachleuten erstellt und geprüft, um Ihnen eine zuverlässige und rechtssichere Abrechnung Ihrer Reisekosten zu ermöglichen.

Eine Reisekostenabrechnung ist in der Regel bei einer Dienstreise nötig. Schreiben muss die sicher jeder, der vom Chef auf eine Dienstreise geschickt wurde oder der für sein eigenes Geschäft eine Dienstreise angetreten hat. Eine Reisekostenabrechnung sollte nach einzelnen Posten gestaffelt werden und natürlich dürfen auch hier die jeweiligen Belege nicht fehlen. Die Posten die unter anderem auf eine Reisekostenabrechnung gehören sind:

1. Fahrtkosten, die einzeln und auch für „Zwischendurchfahrten“ abgerechnet werden müssen.
2. Unterkunftskosten, für Hotels oder Pauschalen bei „Einladungen“ von Verwandten und Bekannten.
3. Verpflegungskosten für den Dienstreisenden.
4. Verpflegungs- und Bewirtungskosten für „Geschäftspartner“
5. Kosten für „Büromaterial“, falls man nicht „ausreichend“ mitgenommen hat oder mitnehmen konnte.

Je nach dem welche Reisekosten sonst noch mal auf einer Reise hat, müssen die dann in die entsprechenden Kategorien eingetragen werden. Hat man einen Arbeitgeber, der nur ganz bestimmte Kosten als Reisekosten zulässt, dann müssen die natürlich auch abgerechnet werden. Ganz gleich wie hoch die eigentlichen Kosten sind, mehr auf das Formular für die Reisekostenabrechnung zu schreiben, als der Chef eigentlich genehmigt hat kann zu ziemlichem Ärger führen.

Wer als Selbstständiger auf Dienstreisen geht, kann da aber in der Regel etwas kreativer sein und auf diese Weise auch Steuervorteile besser nutzen. Aber dazu lässt man sich am Besten von einem Anwalt oder Steuerberater beraten. Die Form für so ein Formular, kann im Endeffekt so aussehen, wie es für einen selbst am praktischsten ist. Allerdings sollte man dabei auf eine gute Übersicht und am besten in tabellarischer Form achten. Zählt man schriftlich auf, dann sollten die einzelnen „Postenkategorien“ deutlich abgegrenzt werden. Außerdem darf natürlich auch die Aufzählung der Kosten nicht fehlen. Bei einer Reisekostenabrechnung muss eben auch angegeben werden, was die gesamte Reise gekostet hat.