Aktualisiert am 24. Juli 2024 von Ömer Bekar, geprüft und gegengelesen von Rechtsanwalt Burkhard Rüscher
Die Kommunikation mit älteren Kunden erfordert besondere Sorgfalt und Respekt. Geschäftliche Korrespondenz sollte klar, höflich und verständlich formuliert sein. Unsere Mustervorlagen für Geschäftsbriefe helfen Ihnen, Ihre Anliegen professionell und respektvoll zu kommunizieren. Diese Vorlagen wurden von erfahrenen Fachleuten erstellt, um Ihnen eine zuverlässige Unterstützung bei der täglichen Geschäftskommunikation zu bieten.
1. Angebotsunterbreitung
Angebotsunterbreitung
Absender:
[Ihr Name]
[Ihre Straße und Hausnummer]
[Postleitzahl und Ort]
Telefon: [Ihre Telefonnummer]
E-Mail: [Ihre E-Mail-Adresse]
Empfänger:
[Name des Kunden]
[Straße und Hausnummer]
[Postleitzahl und Ort]
Datum: [Datum]
Betreff: Angebot für [Produkt/Dienstleistung]
Sehr geehrte Frau/Herr [Name des Kunden],
wir freuen uns, Ihnen ein spezielles Angebot für [Produkt/Dienstleistung] unterbreiten zu können. Dieses Produkt/Diese Dienstleistung wurde entwickelt, um [Nutzen des Produkts/der Dienstleistung für ältere Kunden].
| Produkt/Dienstleistung | Beschreibung | Preis (€) |
|---|---|---|
| [Produkt 1/Dienstleistung 1] | [Beschreibung] | [Preis] |
| [Produkt 2/Dienstleistung 2] | [Beschreibung] | [Preis] |
Das Angebot ist bis zum [Datum] gültig. Für Rückfragen stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung und freuen uns auf Ihre positive Rückmeldung.
Mit freundlichen Grüßen,
[Unterschrift] [Ihr Name] [Position] [Firma]2. Bestellung
Bestellung
Absender:
[Ihr Name]
[Ihre Straße und Hausnummer]
[Postleitzahl und Ort]
Telefon: [Ihre Telefonnummer]
E-Mail: [Ihre E-Mail-Adresse]
Empfänger:
[Name des Lieferanten]
[Straße und Hausnummer]
[Postleitzahl und Ort]
Datum: [Datum]
Betreff: Bestellung von [Produkt/Dienstleistung]
Sehr geehrte Frau/Herr [Name des Lieferanten],
hiermit bestellen wir die folgenden Produkte/Dienstleistungen gemäß Ihrem Angebot vom [Datum]:
| Produkt/Dienstleistung | Menge | Preis (€) |
|---|---|---|
| [Produkt 1/Dienstleistung 1] | [Menge] | [Preis] |
| [Produkt 2/Dienstleistung 2] | [Menge] | [Preis] |
Bitte bestätigen Sie den Erhalt dieser Bestellung und teilen Sie uns den voraussichtlichen Liefertermin mit. Wir danken Ihnen im Voraus für die zuverlässige und zeitnahe Lieferung.
Mit freundlichen Grüßen,
[Unterschrift] [Ihr Name] [Position] [Firma]3. Reklamation
Reklamation
Absender:
[Ihr Name]
[Ihre Straße und Hausnummer]
[Postleitzahl und Ort]
Telefon: [Ihre Telefonnummer]
E-Mail: [Ihre E-Mail-Adresse]
Empfänger:
[Name des Lieferanten/Herstellers]
[Straße und Hausnummer]
[Postleitzahl und Ort]
Datum: [Datum]
Betreff: Reklamation von [Produkt/Dienstleistung]
Sehr geehrte Frau/Herr [Name des Lieferanten],
wir wenden uns an Sie, um eine Reklamation für das am [Kauf-/Lieferdatum] gelieferte Produkt/die Dienstleistung [Produktname/Dienstleistungsname] einzureichen. Folgende Probleme sind aufgetreten:
| Problem | Beschreibung |
|---|---|
| [Problem 1] | [Beschreibung des Problems] |
| [Problem 2] | [Beschreibung des Problems] |
Wir bitten Sie, die genannten Mängel umgehend zu beheben oder einen Ersatz zu liefern. Für Rückfragen stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
[Unterschrift] [Ihr Name] [Position] [Firma]4. Informationsschreiben
Informationsschreiben
Absender:
[Ihr Name]
[Ihre Straße und Hausnummer]
[Postleitzahl und Ort]
Telefon: [Ihre Telefonnummer]
E-Mail: [Ihre E-Mail-Adresse]
Empfänger:
[Name des Kunden]
[Straße und Hausnummer]
[Postleitzahl und Ort]
Datum: [Datum]
Betreff: Wichtige Information zu [Thema]
Sehr geehrte Frau/Herr [Name des Kunden],
wir möchten Sie über eine wichtige Änderung/Neuerung bezüglich [Thema] informieren. Diese Änderung betrifft [Beschreibung der Änderung und deren Auswirkungen].
| Änderung | Beschreibung |
|---|---|
| [Änderung 1] | [Beschreibung der Änderung] |
| [Änderung 2] | [Beschreibung der Änderung] |
Sollten Sie Fragen zu dieser Änderung haben, stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. Bitte zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.
Mit freundlichen Grüßen,
[Unterschrift] [Ihr Name] [Position] [Firma]5. Einladung zu einer Veranstaltung
Einladung zu einer Veranstaltung
Absender:
[Ihr Name]
[Ihre Straße und Hausnummer]
[Postleitzahl und Ort]
Telefon: [Ihre Telefonnummer]
E-Mail: [Ihre E-Mail-Adresse]
Empfänger:
[Name des Kunden]
[Straße und Hausnummer]
[Postleitzahl und Ort]
Datum: [Datum]
Betreff: Einladung zu [Veranstaltung]
Sehr geehrte Frau/Herr [Name des Kunden],
wir laden Sie herzlich zu unserer Veranstaltung [Name der Veranstaltung] am [Datum] um [Uhrzeit] in [Ort der Veranstaltung] ein. Diese Veranstaltung bietet Ihnen die Gelegenheit, [Beschreibung der Veranstaltung und ihrer Vorteile für ältere Kunden].
| Programmpunkt | Beschreibung |
|---|---|
| [Programmpunkt 1] | [Beschreibung des Programmpunkts] |
| [Programmpunkt 2] | [Beschreibung des Programmpunkts] |
Wir freuen uns darauf, Sie bei unserer Veranstaltung begrüßen zu dürfen. Bitte lassen Sie uns bis zum [Datum] wissen, ob Sie teilnehmen können.
Mit freundlichen Grüßen,
[Unterschrift] [Ihr Name] [Position] [Firma]Mit diesen Vorlagen können Sie sicherstellen, dass Ihre Geschäftsbriefe respektvoll und klar formuliert sind, um eine effektive Kommunikation mit älteren Kunden zu gewährleisten.
Etwas schwierig ist in einer Vorlage für einen Geschäftsbrief, der Gruß. Hier gibt es doch ziemlich schwankende „Modeerscheinungen“. Das gilt nicht nur für den „Aufbau“ sondern auch für den Gruß. Während man noch vor einigen Jahren als „Bewerber“ oder bei einem Schreiben an „Höhergestellte“ ein verbeugendes „Hochachtungsvoll“ als Gruß angesetzt hat, gilt es heute als völlig veraltet und wird eher als „Rückständigkeit“ des Schreibers betrachtet, wenn es zur Anwendung kommt.
Zu einer Vorlage für einen Geschäftsbrief gehört natürlich auch eine Fußzeile. Die ist üblicherweise für wichtige Angaben zum Betrieb reserviert. Dabei geht man von der Form her von x Zeilen aus, die in 3 Blöcke unterteilt werden. In die drei Zeilen des ersten Blocks, werden in der Regel die Kontaktdaten zum Betrieb angegeben. Also Telefonnummer, FAX, E-Mail und Web-Adresse. Im zweiten Block werden die Bankdaten angegeben, falls das Schreiben eine Rechnung oder Mahnung ist und der Kunde die Bankdaten des Betriebes gerade nicht zur Hand hat.
Der dritte Block gibt dem Empfänger Auskunft darüber, wer für den Betrieb verantwortlich ist. Also Geschäftsführer oder Eigentümer. Die Rechtsform des Unternehmens und ggf. der Handelsregistereintrag kommen ebenfalls in diesen Block. Zum Schluss kommt noch die Steuernummer bzw. die Ust.ID. in den dritten Block, dann ist auch die Fußzeile für einen Geschäftsbrief fertig. Oft wird die Fußzeile für den Geschäftsbrief aus einem Betrieb einheitlich gestaltet. Dann braucht man sich auch nicht jedes Mal darum kümmern, diese Daten neu einzugeben. Aber Achtung!!!
Diese Fußzeile wird immer nur auf der ersten Seite eines Briefes angebracht. Hat ein Geschäftsbrief mehrere Seiten, so haben die folgenden Seiten der Vorlage keine besondere Fußzeile! Mit besonderer Vorsicht, sollte man sich an Geschäftsbriefe machen, die in das Ausland gehen! Je nach dem aus welcher Perspektive man dort hinschreibt und wen man anschreibt, kann es auch durchaus sein, dass eine andere Vorlage für den Geschäftsbrief erforderlich ist.
►Geschäftsbrief Vorlage
(Auftragsbestätigung)
Absender………………
Empfänger ……………
Ort/Datum
Auftragsbestätigung Nr. ……………
Sehr geehrte Damen und Herren (bzw. Ansprechpartner),
für Ihren Auftrag möchten wir uns recht herzlich bedanken. Wir bestätigen Ihnen den Auftrag wie folgt:
…………… Euro
…………… Euro
Gesamtbetrag…………… Euro
Die Lieferung erfolgt nach unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Mit freundlichen Grüßen
……………………………