Aktualisiert am 25. Juli 2024 von Ömer Bekar, geprüft und gegengelesen von Rechtsanwalt Burkhard Rüscher
Eine Abmahnung im Geschäftsleben ist ein wichtiger Schritt, um Mitarbeiter oder Geschäftspartner auf Fehlverhalten hinzuweisen und sie zur Korrektur anzuhalten. Diese Beispiele sollen Ihnen helfen, formell korrekte und rechtssichere Abmahnungen zu erstellen. Jede Vorlage wurde von Fachanwälten geprüft, um sicherzustellen, dass sie rechtlich einwandfrei ist und den Anforderungen der Praxis entspricht. Nutzen Sie diese Musterschreiben, um professionell und wirkungsvoll vorzugehen.
Beispiel 1: Abmahnung an Mitarbeiter wegen unentschuldigtem Fehlen
hiermit mahnen wir Sie ab, da Sie am [Datum] unentschuldigt der Arbeit ferngeblieben sind. Ein unentschuldigtes Fehlen stellt einen schweren Verstoß gegen Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten dar und beeinträchtigt die betrieblichen Abläufe erheblich.
Wir fordern Sie auf, in Zukunft stets rechtzeitig und ordnungsgemäß eine Abwesenheitsmeldung vorzunehmen und weisen darauf hin, dass bei erneutem Verstoß weitere arbeitsrechtliche Maßnahmen folgen können.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihr Titel]
[Firma]
Beispiel 2: Abmahnung an Geschäftspartner wegen Vertragsbruch
hiermit mahnen wir Sie ab, da Sie gegen die vertraglichen Vereinbarungen in unserem Vertrag vom [Datum] verstoßen haben. Konkret geht es um [Beschreibung des Verstoßes]. Dies stellt einen erheblichen Vertrauensbruch dar und gefährdet unsere Geschäftsbeziehung.
Wir fordern Sie auf, den Verstoß umgehend zu beheben und zukünftig vertragstreu zu handeln. Andernfalls sehen wir uns gezwungen, rechtliche Schritte einzuleiten.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihr Titel]
[Firma]
Beispiel 3: Abmahnung an Mitarbeiter wegen Verstoß gegen Datenschutzrichtlinien
hiermit mahnen wir Sie ab, da Sie gegen die internen Datenschutzrichtlinien verstoßen haben. Am [Datum] haben Sie [Beschreibung des Vorfalls], was einen erheblichen Verstoß gegen die geltenden Datenschutzbestimmungen darstellt.
Wir fordern Sie auf, diese Praxis sofort einzustellen und künftig alle Datenschutzrichtlinien strikt einzuhalten. Bei einem weiteren Verstoß drohen disziplinarische Maßnahmen.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihr Titel]
[Firma]
Beispiel 4: Abmahnung an Geschäftspartner wegen Zahlungsverzug
hiermit mahnen wir Sie ab, da Sie mit Ihrer Zahlung der Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Datum] in Verzug geraten sind. Der ausstehende Betrag in Höhe von [Betrag] wurde trotz mehrfacher Mahnungen nicht beglichen.
Wir fordern Sie auf, den ausstehenden Betrag unverzüglich zu zahlen. Bei weiterer Verzögerung sehen wir uns gezwungen, rechtliche Schritte einzuleiten.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihr Titel]
[Firma]
Beispiel 5: Abmahnung an Mitarbeiter wegen unangemessenen Verhaltens
hiermit mahnen wir Sie ab, da Sie sich am [Datum] gegenüber einem Kollegen/Kunden [Beschreibung des Verhaltens] unangemessen verhalten haben. Dieses Verhalten widerspricht unseren Unternehmenswerten und schädigt das Betriebsklima.
Wir fordern Sie auf, künftig respektvoll und professionell zu agieren. Weitere Vorfälle dieser Art werden nicht toleriert und können zu disziplinarischen Maßnahmen führen.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihr Titel]
[Firma]
Eine Abmahnung ist eine formale Aufforderung, die beabsichtigt, die abgemahnte Person auf ein bestimmtes Fehlverhalten hinzuweisen und dazu zu bringen, dieses Fehlverhalten in Zukunft zu unterlassen. Gleichzeitig ist eine Abmahnung eine Verwarnung, die die drohenden Konsequenzen benennt, falls sich das gerügte Fehlverhalten in der gleichen oder in einer ähnlichen Form noch einmal wiederholen sollte. Grundsätzlich können Abmahnungen dabei überall dort eingesetzt werden, wo ein gegenseitiger Vertrag vorliegt oder wo zivilrechtliche Unterlassungsansprüche geltend gemacht werden können. Von besonderer Bedeutung sind jedoch wettbewerbs- und arbeitsrechtliche Abmahnungen. So ist eine vorhergehende Abmahnung im Arbeitsrecht beispielsweise in den meisten Fällen die notwendige Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung. Im Wettbewerbsrecht hingegen soll eine Abmahnung eine außergerichtliche Einigung herbeiführen und damit ein kosten- und zeitaufwändiges Gerichtsverfahren verhindern.
►Allgemeines Muster für eine Abmahnung
Sehr geehrte/r Frau / Herr (Name),
folgendes Fehlverhalten Ihrerseits veranlasst mich dazu, Sie hiermit abzumahnen:Sie haben am (Datum) (präzise und objektive Beschreibung des Fehlverhaltens, das beanstandet wird; sofern möglich, sollten neben dem Ort und der Uhrzeit auch Zeugen oder weitere Beweismittel wie Kundenbeschwerden oder Bildmaterial aufgeführt werden.)Durch Ihr Fehlverhalten liegt eine vorsätzliche und schwerwiegende Verletzung Ihrer vertraglichen Pflichten / geltender Vorschriften vor. Ich möchte betonen, dass ich ein solches Verhalten nicht akzeptieren kann und in Zukunft nicht dulden werde.
Ich fordere Sie daher ausdrücklich und eindringlich dazu auf, das oben ausgeführte Verhalten künftig zu unterlassen und sich vertrags- / vorschriftkonform zu verhalten. Sollte ich ein erneutes Fehlverhalten in gleicher oder ähnlicher Form feststellen, werde ich das Vertragsverhältnis beenden / weitere juristische Schritte gegen Sie einleiten.
Mit freundlichen Grüßen,
Unterschrift.
Die notwendigen Inhalte einer wirksamen Abmahnung
Je nach Bereich können die Anforderungen, die an eine wirksame Abmahnung gestellt werden, etwas unterschiedlich ausfallen. Es gibt allerdings einige Grundvoraussetzungen, die eine Abmahnung immer erfüllen muss:
Eine Abmahnung muss eine rügende und eine dokumentierende Funktion haben. Der Abgemahnte muss eindeutig und unmissverständlich erkennen können, was ihm konkret vorgeworfen wird. Aus diesem Grund muss der beanstandete Sachverhalt, der auch als Verletzungshandlung bezeichnet wird, möglichst präzise und dabei objektiv beschrieben werden. Es reicht nicht aus, allgemeine, pauschale oder stichwortartige Umschreibungen zu verwenden. Stattdessen sollte die Verletzungshandlung detailliert und mit der Angabe von Datum, Uhrzeit, Ort und eventuell Zeugen oder Beweismitteln aufgeführt werden.
Eine Abmahnung muss eine hinweisende Funktion haben und eine Aufforderung enthalten. Der Abmahnende muss auf das Fehlverhalten hinweisen und die Rüge dabei begründen. Dazu reicht es allerdings aus, wenn er beispielsweise auf vertragliche Pflichten verweist. Zudem muss der Abmahnende zum Ausdruck bringen, dass er ein solches Fehlverhalten in Zukunft nicht tolerieren kann und den Abgemahnten dazu auffordern, sich künftig vertragsgerecht oder vorschriftsmäßig zu verhalten. Bei einer wettbewerbsrechtlichen Abmahnung muss außerdem die Abgabe einer strafbewehrten Unterlassungserklärung gefordert werden.
Eine Abmahnung muss konkrete Konsequenzen benennen, die im Wiederholungsfall drohen. Der Abgemahnte muss wissen, mit welchen Folgen er zu rechnen hat, falls er die gerügte Verletzungshandlung ein weiteres Mal begeht.Gesetzliche Vorschriften im Hinblick auf die Form gibt es hingegen nicht. Das bedeutet, eine Abmahnung kann sowohl in mündlicher als auch in schriftlicher Form erfolgen. Als Übertragungswege sind ein Gespräch, ein Telefonat, der Postweg sowie der Versand per Fax oder als E-Mail möglich.