Aktualisiert am 25. Juli 2024 von Ömer Bekar, geprüft und gegengelesen von Rechtsanwalt Burkhard Rüscher
Eine Abmahnung ist ein wesentliches Mittel im Arbeitsrecht, um Mitarbeiter auf Fehlverhalten hinzuweisen und ihnen die Möglichkeit zur Verhaltensänderung zu geben. Ein gut formulierter Abmahnungstext ist nicht nur rechtlich sicher, sondern auch klar und verständlich für den Empfänger. Unsere Vorlage wurde von Fachanwälten geprüft und erfüllt alle Anforderungen an eine rechtssichere Abmahnung. Verwenden Sie diesen allgemeinen Mustertext, um Ihre Abmahnung professionell und effektiv zu gestalten.
Allgemeiner Mustertext für eine Abmahnung
hiermit mahnen wir Sie ab, da Sie gegen Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten verstoßen haben. Konkret geht es um folgenden Vorfall: [Beschreibung des Fehlverhaltens]. Dieses Verhalten stellt einen erheblichen Verstoß gegen die internen Richtlinien und Arbeitsvorschriften unseres Unternehmens dar.
Wir haben Sie bereits am [Datum] mündlich auf Ihr Fehlverhalten hingewiesen und erwartet, dass Sie dieses künftig unterlassen. Da sich Ihr Verhalten nicht geändert hat, sehen wir uns gezwungen, diese formale Abmahnung auszusprechen.
Bitte beachten Sie, dass ein erneutes Fehlverhalten arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung nach sich ziehen kann. Wir fordern Sie daher auf, Ihre Arbeitsweise und Ihr Verhalten entsprechend anzupassen.
Diese Abmahnung wird in Ihre Personalakte aufgenommen.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihr Titel]
[Firma]
Abmahnungen gibt es in vielen verschiedenen Bereichen, beispielsweise im Zusammenhang mit dem Wettbewerbs-, dem Urheber-, dem Verwaltungs-, dem Schuld-, dem Miet- oder dem Arbeitsrecht. Dabei ist eine Abmahnung letztlich immer dann möglich, wenn zivilrechtliche Unterlassungsansprüche geltend gemacht werden können oder wenn eine gegenseitige Vertragsbeziehung vorliegt. Je nach Bereich hat eine Abmahnung jedoch unterschiedliche Funktionen. Allgemein ist eine Abmahnung ein Instrument, durch das auf ein Fehlverhalten hingewiesen wird und durch das der Abgemahnte unter Androhung von Konsequenzen dazu aufgefordert wird, das gerügte Verhalten künftig zu unterlassen.
►Allgemeiner Mustertext für eine Abmahnung
Briefkopf Empfänger
Ort, den Datum
Name des Empfängers
Straße Hausnummer
PLZ Ort
Abmahnung
Sehr geehrte/r Frau / Herr [Name],folgende, von Ihnen begangene Verletzungshandlung veranlasst mich dazu, Sie abzumahnen:[konkrete Beschreibung des Sachverhalts, der gerügt wird; neben der präzisen und objektiven Beschreibung sollten hierbei immer das Datum und der Ort angegeben sein; wenn möglich und erforderlich, sollten außerdem Uhrzeit, Zeugen und Beweismittel wie z.B. Bildmaterial, Gesprächsnotizen oder Kundenbeschwerden aufgeführt werden.]Die oben geschilderte Verletzungshandlung stellt einen vorsätzlichen und schwerwiegenden Verstoß gegen die mit Ihnen vertraglich vereinbarten Pflichten / gegen geltende Vorschriften im Zusammenhang mit [Angabe von Gesetzen und ggf. Paragraphen] dar. Ein solches Fehlverhalten kann und werde ich nicht tolerieren.
Ich fordere Sie daher eindringlich dazu auf, Ihren Vertragspflichten in Zukunft ordnungsgemäß nachzukommen / die beanstandete Verletzungshandlung umgehend rückgängig zu machen und in Zukunft zu unterlassen / die beiliegende strafbewehrte Unterlassungserklärung inklusive Annahme des Vergleichsangebots bis zum [Datum] abzugeben.
Ich behalte mir vor, das Vertragsverhältnis mit Ihnen zu kündigen / weitere juristische Schritte gegen Sie einzuleiten, sofern sich eine derartige oder vergleichbare Verletzungshandlung wiederholen sollte [und Sie die eingeräumte Frist ergebnislos verstreichen lassen bzw. das Vergleichsangebot ablehnen].
Mit freundlichen Grüßen,
Unterschrift.
Im Arbeitsrecht ist eine Abmahnung aber nicht nur eine Verwarnung, die prinzipiell mit einer gelben Karte im Sport vergleichbar ist, sondern gleichzeitig auch die notwendige Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung. Eine ähnliche Funktion hat die Abmahnung auch im Mietrecht. Im Wettbewerbsrecht hingegen soll die Abmahnung eine außergerichtliche Einigung ermöglichen. Gleichzeitig schafft die Abmahnung aber die Grundlage für ein einstweiliges Verfügungs- und ein Gerichtsverfahren, wenn der Abgemahnte die Unterlassungserklärung, die im Rahmen der Abmahnung gefordert wird, nicht abgibt und das Vergleichsangebot ablehnt. Welche Inhalte muss eine Abmahnung enthalten?Auch wenn es je nach Geltungsbereich der Abmahnung kleinere Unterschiede gibt, muss eine wirksame Abmahnung grundsätzlich folgende Anforderungen erfüllen:
Rüge und Dokumentation
Aus der Abmahnung muss eindeutig hervorgehen, welche Verletzungshandlung dem Abgemahnten vorgeworfen wird. Eine Abmahnung, in der nur pauschale, allgemeingültige oder schlagwortartige Beanstandungen geäußert werden, ist unwirksam. Entscheidend ist vielmehr, dass der Sachverhalt, der gerügt wird, konkret und objektiv geschildert wird, im Idealfall mit Angabe von Ort, Datum, Uhrzeit sowie Beweismitteln und Zeugen.
Würdigung der Rechtslage
Innerhalb der Abmahnung muss begründet werden, weshalb die Rüge erfolgt. Dazu reicht es aber aus, wenn der Abmahnende auf die Pflichten und Vereinbarungen aus einem abgeschlossenen Vertrag oder auf geltende Vorschriften und Regelungen hinweist.
Hinweis und Aufforderung
Die Abmahnung muss den Hinweis darauf enthalten, dass der Abmahnende das gerügte Fehlverhalten nicht duldet. Zudem muss sie den Abgemahnten zu einem konkreten Tun auffordern. Das bedeutet, der Abgemahnte muss aus der Abmahnung erkennen können, was in Zukunft von ihm verlangt wird. Handelt es sich um eine wettbewerbsrechtliche Abmahnung, muss der Abmahnende außerdem die Abgabe einer strafbewehrten Unterlassungserklärung innerhalb einer eingeräumten Frist verlangen.
Warnung und Konsequenzen
In der Abmahnung müssen die Folgen aufgeführt sein, mit denen der Abgemahnte rechnen muss, wenn er sein Fehlverhalten nicht abstellt oder wiederholt. Das heißt, der Abgemahnte muss der Abmahnung entnehmen können, welche Konsequenzen ein Wiederholungsfall haben wird.
Form
Im Unterschied zu den notwendigen Inhalten gibt es für die Form einer Abmahnung keine verbindlichen Vorschriften. So spielt es für die Wirksamkeit keine Rolle, ob die Abmahnung mündlich oder schriftlich erfolgt. Da die Beweisführung bei einer mündlichen Abmahnung aber nur bedingt möglich ist, ist eine schriftliche Abmahnung grundsätzlich sinnvoller. Wie die Abmahnung übermittelt wird, ist ebenfalls nicht gesetzlich vorgeschrieben. Insofern kann die Abmahnung den Abgemahnten im Gespräch, per Telefon, auf dem Postweg, per Fax oder als E-Mail erreichen.